Vedtægter for Københavns Laboratorie Automatiserings Netværk
§ 1: Navn, hjemsted og retsform
1.1 Foreningens navn er Københavns Laboratorieautomatiserings Netværk, på engelsk Copenhagen Laboratory Automation Network (forkortet: CphLAN).
1.2 Foreningen er hjemmehørende i Københavns Kommune.
1.3 Foreningen er en almindelig, ikke-erhvervsdrivende forening. Foreningen er registreret i Det Centrale Virksomhedsregister under CVR-nr. 40747141.
§ 2: Formål
2.1 Foreningen er en non-profit organisation, hvis formål er at samle superbrugere og managers med praktisk erfaring inden for laboratorieautomatisering og (ultra) high throughput screening-relaterede emner fra både industrien og den akademiske verden med henblik på at dele erfaringer og arbejdsgange.
2.2 Foreningens primære aktiviteter er netværksmøder og andre sociale forsamlinger og arrangementer, der kan fremme formålet beskrevet i § 2.1. Foreningen afholder som udgangspunkt to netværksmøder om året, ét i foråret og ét i efteråret.
2.3 Foreningen drives ikke med gevinst for øje. Et eventuelt overskud anvendes udelukkende til fremme af foreningens formål, jf. § 2.1, og kan ikke udloddes til medlemmer, bestyrelsesmedlemmer eller andre.
§ 3: Medlemskab
3.1 Enhver, der sympatiserer med foreningens formål beskrevet i § 2, og som ikke arbejder inden for support, distribution eller salg af kommercielt laboratorie- og dataautomatiseringsudstyr og -løsninger, kan være medlem af foreningen.
3.2 Dispensation fra § 3.1 kan gives af bestyrelsen ved afstemning med simpelt flertal.
3.3 Medlemskab opnås ved tilmelding til et af foreningens netværksmøder. Tilmelding kan ske enten mod betaling af deltagerbetalingen, jf. § 3.5, eller på grundlag af en friplads tildelt af bestyrelsen, herunder til oplægsholdere og bestyrelsesmedlemmer. Der sondres ikke mellem de to former for tilmelding. Tilmelding forudsætter, at personen opfylder betingelserne i § 3.1, og bestyrelsen kan afvise en tilmelding fra en person, der ikke gør det. Deltagelse i et møde giver ikke i sig selv medlemskab til en person, der ikke opfylder betingelserne i § 3.1, jf. dog § 3.2.
3.4 Medlemskab løber i tolv (12) måneder fra datoen for det møde, tilmeldingen vedrører. Medlemskabet fornys automatisk ved hver ny tilmelding til et efterfølgende møde. Medlemskabet ophører uden varsel tolv (12) måneder efter datoen for det seneste møde, medlemmet var tilmeldt.
3.5 Foreningen opkræver ikke særskilt kontingent. Foreningens indtægter fra medlemmer består af deltagerbetaling for foreningens møder. Deltagerbetalingen fastsættes af generalforsamlingen, jf. § 4.5, punkt 6. Generalforsamlingen kan bemyndige bestyrelsen til at fastsætte deltagerbetalingen for de enkelte møder inden for en ramme, generalforsamlingen fastlægger.
3.6 Bestyrelsen fører en fortegnelse over foreningens medlemmer på grundlag af tilmeldingerne til foreningens møder. Fortegnelsen danner grundlag for opgørelsen af stemmeret, jf. § 4.2, og af medlemstal, jf. § 5.1 og § 11.1.
3.7 Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, hvis medlemmet overtræder foreningens vedtægter eller ordensreglement. Eksklusion kræver kvalificeret flertal i bestyrelsen, forstået som mindst to tredjedele (2/3) af bestyrelsens medlemmer. Beslutningen kan appelleres til den efterfølgende generalforsamling.
3.8 Enhver, der uden forudgående skriftlig tilladelse videregiver information opnået ved foreningens arrangementer til for-profit-virksomheder, der sælger udstyr relateret til emnerne nævnt i § 2, får automatisk ophævet sit medlemskab med øjeblikkelig virkning.
3.9 Bestyrelsen kan indgå aftale om sponsorat af et enkelt netværksmøde og kan som led i en sådan aftale give en sponsors repræsentanter adgang til nærmere angivne dele af det pågældende møde, herunder til at holde et fagligt oplæg. Bestyrelsen fastlægger omfanget af denne adgang for hvert sponsorat og sikrer, at den er forenelig med foreningens formål, jf. § 2.1. Sponsorer og deres repræsentanter har ikke adgang til de dele af et møde, som bestyrelsen forbeholder medlemmerne, har ingen indflydelse på programmets faglige indhold og har ikke adgang til medlemsfortegnelsen, jf. § 3.6.
3.10 Et sponsorat giver ikke sponsoren eller dennes medarbejdere medlemskab af foreningen, jf. § 3.3, og udgør ikke en dispensation efter § 3.2. Indkaldelsen eller programmet for et møde skal angive, hvilke sponsorer der deltager, og i hvilke dele af mødet. Information, der udveksles under en del af et møde, hvor en sponsors repræsentanter deltager, og hvor dette er oplyst på forhånd, er ikke omfattet af § 3.8.
§ 4: Generalforsamling
4.1 Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Den afholdes i forlængelse af årets første netværksmøde. Medlemmerne skal indkaldes til generalforsamlingen mindst tre (3) uger inden. Indkaldelsen skal angive tid, sted og form for generalforsamlingen, jf. § 4.6, og offentliggøres som angivet i § 4.7.
4.2 Hvert medlem, jf. § 3, har én (1) stemme på generalforsamlingen. Stemmeret forudsætter, at medlemskabet er gældende på tidspunktet for generalforsamlingen, jf. § 3.4. Ingen stemme kan afgives ved fuldmagt. Elektronisk deltagelse og stemmeafgivning efter § 4.6 anses ikke for stemmeafgivning ved fuldmagt eller fjernstemme.
4.3 Alle medlemmer kan indgive forslag til behandling på generalforsamlingen. Forslag skal være formanden i hænde senest ti (10) arbejdsdage før mødet. Formanden er forpligtet til at videresende indkomne forslag til alle medlemmer senest fem (5) arbejdsdage før mødet.
4.4 Generalforsamlingen træffer beslutning om forslag ved simpelt flertal. Afstemning sker ved håndsoprækning eller, ved elektronisk deltagelse, ved en tilsvarende funktion i det anvendte mødesystem. Det kræver ét (1) medlem at få afstemningen afholdt som skriftlig, hemmelig afstemning. Afholdes generalforsamlingen helt eller delvist elektronisk, gennemføres hemmelig afstemning ved en anonym afstemningsfunktion i mødesystemet eller på anden måde, som dirigenten finder betryggende.
4.5 Generalforsamlingens dagsorden skal indeholde følgende punkter hvert år, og yderligere punkter opfordres der til:
1. Valg af dirigent
2. Valg af referent
3. Formandens beretning
4. Kassereren fremlægger det reviderede regnskab til godkendelse
5. Behandling af indkomne forslag (hvis nogen)
6. Fastsættelse af deltagerbetaling for foreningens møder
7. Valg af tre (3) bestyrelsesmedlemmer hvert ulige år og to (2) bestyrelsesmedlemmer hvert lige år for en toårig periode
8. Valg af mindst to (2) suppleanter for en etårig periode
9. Valg af én (1) revisor og én (1) revisorsuppleant for en etårig periode
10. Eventuelt
4.6 Generalforsamlingen kan afholdes fysisk, helt elektronisk eller som en kombination af begge (hybrid). Bestyrelsen beslutter formen ved indkaldelsen og angiver i indkaldelsen, hvilket elektronisk mødesystem der anvendes, og hvordan medlemmerne får adgang til det. Afholdes generalforsamlingen helt eller delvist elektronisk, skal det anvendte system give medlemmerne mulighed for at deltage i, ytre sig på og stemme ved generalforsamlingen. Dirigenten sikrer, at deltagerne kan identificeres som medlemmer, jf. § 3.6. Et medlem, der deltager elektronisk, anses for fremmødt og til stede ved anvendelsen af § 4.4, § 10.1 og § 11.1. Opstår der tekniske problemer, som forhindrer et eller flere medlemmer i at deltage eller stemme, afgør dirigenten, om generalforsamlingen kan fortsætte, eller om den skal afbrydes og genindkaldes. Dirigentens beslutning føres til referat.
4.7 Indkaldelse til generalforsamling sker ved offentliggørelse på foreningens hjemmeside (pt. cphlan.org). Offentliggørelsen udgør den gældende indkaldelse, og fristen i § 4.1 regnes fra offentliggørelsesdatoen. Bestyrelsen sender desuden indkaldelsen til den e-mailadresse, hvert medlem senest har oplyst, jf. § 3.6. Manglende eller mislykket levering af en sådan e-mail berører ikke generalforsamlingens gyldighed, når indkaldelsen rettidigt er offentliggjort på hjemmesiden. Forslag modtaget efter § 4.3 offentliggøres på samme måde.
§ 5: Ekstraordinær generalforsamling
5.1 Der kan indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, hvis det skønnes nødvendigt og anmodes skriftligt af enten bestyrelsen, revisorerne eller mindst tredive (30) procent af foreningens medlemmer, jf. § 3.6. Mødet skal finde sted inden for seks (6) uger efter den indledende anmodning.
5.2 Den ekstraordinære generalforsamling afholdes efter reglerne i § 4, men dagsordenen behøver ikke indeholde punkt tre, fire, seks, syv, otte og ni (3, 4, 6, 7, 8 og 9), hvis baggrunden for den ekstraordinære generalforsamling ikke kræver disse punkter.
§ 6: Bestyrelse
6.1 Bestyrelsen er ansvarlig for den daglige drift. Bestyrelsen består af de medlemmer, der er valgt på generalforsamlingen. Bestyrelsesmedlemmerne vælger blandt sig selv poster, herunder, men ikke begrænset til, formand og kasserer.
6.2 Bestyrelsen består af fem (5) personer inklusive formanden. Alle vælges af generalforsamlingen.
6.3 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
§ 7: Revisorer
7.1 Revisorerne gennemgår, godkender og underskriver foreningens årsregnskab og afgiver en revisionspåtegning.
7.2 Senest fire (4) uger efter regnskabsårets afslutning skal revisorerne have adgang til al dokumentation, der er nødvendig for at kunne afgive deres påtegning.
7.3 Revisorerne har ret til at tilgå alle bestyrelsens og foreningens dokumenter og til at deltage i alle bestyrelsesmøder og i generalforsamlingen.
§ 8: Økonomi
8.1 Foreningens regnskabsår løber fra 1. januar til 31. december.
8.2 Foreningen fører bogføring i overensstemmelse med den til enhver tid gældende bogføringslov. Bestyrelsen er ansvarlig for, at foreningen er registreret hos Skatteforvaltningen for de pligter, foreningens aktiviteter medfører, herunder momsregistrering.
8.3 Foreningen hæfter alene med sin formue. Medlemmerne hæfter ikke personligt for foreningens forpligtelser, og et medlem har ikke ret til nogen andel i foreningens formue. Der påhviler ikke bestyrelsen personlig hæftelse for foreningens forpligtelser.
§ 9: Tegningsret
9.1 Foreningen tegnes af formanden og ét (1) bestyrelsesmedlem i forening eller af kassereren og ét (1) bestyrelsesmedlem i forening, som har bemyndigelse til at indgå bindende aftaler på foreningens vegne.
9.2 Kassereren alene, formanden alene eller to bestyrelsesmedlemmer i forening kan disponere over foreningens konti.
9.3 Bestyrelsen kan godkende, at kassereren eller formanden alene har adgang til foreningens bankkonto (inklusive netbank).
§ 10: Vedtægtsændringer
10.1 Ændringer af disse vedtægter kan kun foretages på en generalforsamling, hvor mindst to tredjedele (2/3) af de fremmødte medlemmer stemmer for ændringerne.
10.2 Vedtægtsændringer træder i kraft fra den generalforsamling, hvor de vedtages.
§ 11: Foreningens opløsning
11.1 Beslutning om opløsning af foreningen kræver, at mindst tre fjerdedele (3/4) af medlemmerne er til stede på generalforsamlingen, og at forslaget vedtages med mindst tre fjerdedele (3/4) af de afgivne stemmer. Blanke og ugyldige stemmer betragtes som ikke afgivne og tælles ikke med. Er tre fjerdedele (3/4) af medlemmerne ikke til stede, men er forslaget vedtaget med mindst tre fjerdedele (3/4) af de repræsenterede stemmer, indkalder bestyrelsen til en ekstraordinær generalforsamling, hvor forslaget kan vedtages med tre fjerdedele (3/4) af de afgivne stemmer uanset fremmøde.
11.2 Ved opløsning anvendes foreningens formue i overensstemmelse med § 2 eller til andre almennyttige eller velgørende formål. Formuen kan ikke udloddes til medlemmerne. Generalforsamlingen træffer beslutning om den konkrete anvendelse i forbindelse med opløsningen.
§ 12: Sprog
12.1 Disse vedtægter foreligger på dansk og engelsk. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem de to versioner er den danske version gældende.
Således vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 20.08.2026.