Vedtægter for Københavns Laboratorie Automatiserings Netværk
§ 1: Navn og område
1.1: Foreningens navn er Københavns Laboratorieautomatiserings netværk, på engelsk Copenhagen Laboratory Automation Network (Forkortelse: CphLAN).
1.2: Foreningen er bosiddende I København, Danmark.
§ 2. Formål
2.1 Foreningen er en non-profit organisation hvis formål er at samle superbrugere og managers med praktisk erfaring indenfor laboratorieautomatiserings relaterede emner fra både industrien og akademi for at dele erfaringer og arbejdsgange.
2.2 Foreningens primære aktiviteter er netværksmøder og andre sociale forsamlinger der kan fremme formålet beskrevet i 2.1
§ 3 Medlemskab
3.1 Enhver der sympatiserer med gruppens formål beskrevet i § 2, og som ikke arbejder indenfor support, distribution eller salg af kommerciel laboratorie og data automatiserings udstyr og løsningen kan være medlemmer af foreningen.
3.2 Dispensation for § 3.1 kan blive givet af bestyrelsen ved afstemning med simpelt flertal.
3.3 Prisen for medlemskab bestemmes ved den årlige generalforsamling.
3.4 Bestyrelsen må bortvise et medlem hvis medlemmet overtræder foreningens vedtægter eller ordensreglement. Bortvisningen kræver kvalificeret flertal ved afstemning I bestyrelsen. Beslutningen kan appelleres ved den efterfølgende generalforsamling.
3.5 Enhver der afgiver information opnået ved et af netværkets møder til for-profit virksomheder der sælger udstyr relateret til emnerne nævnt i § 2 uden forudgående skriftlig tilladelse, vil automatisk få ophævet deres medlemskab med øjeblikkelig effekt.
§ 4: Generalforsamling
4.1 Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Den afholdes i forlængelse af det første årlige netværksmøde. Medlemmer skal indkaldes til generalforsamlingen mindst tre (3) uger inden.
4.2 Afstemning ved generalforsamlingen kræver betalt medlemskab for regnskabsåret forud for mødet. Ingen stemme kan afgives som fjernstemme eller overdrages med fuldmagt.
4.3 Alle medlemmer må afgive forslag til behandling ved generalforsamlingen. Disse forslag skal være formanden I hænde senest 10 arbejdsdage før mødet. Formanden er forpligtet til at melde indgivne forslag ud til medlemmerne ikke senere end 5 arbejdsdage før mødet.
4.4 Generalforsamlingen stemmer om forslag ved simpelt flertal ved håndsoprækning. Det kræver ét (1) medlem at få afstemningen afholdt ved hemmelig skriftlig afstemning i stedet for ved håndsoprækning.
4.5 Generalforsamlingens dagsorden skal inkludere følgende punkter hvert år, og der opfordres til flere punkter:
- Valg af dirigent
- Valg af referent
- Formandens rapport
- Kasseren aflevere det auditerede budget til godkendelse
- Forslag til behandling (hvis nogen)
- Fastsættelse af kontingent
- Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer hvert ulige år og 2 bestyrelsesmedlemmer hvert lige år, for en toårig periode.
- Valg af mindst 2 suppleanter for en etårig periode.
- Valg af 1 revisor og 1 revisor-suppleant for en etårig periode.
- Eventuelt.
§ 5 Ekstraordinær generalforsamling.
5.1 Der kan indkaldes til ekstraordinær generalforsamling hvis det bedømmes nødvendigt af enten bestyrelsen, revisorerne eller mindst tredive procent af foreningens medlemmer. Mødet skal finde sted indenfor seks uger af den indledende anmodning.
5.2 Den ekstraordinære generalforsamling afholdes i henhold til reglerne i § 4, men dagsordenen behøver ikke indeholde punkt tre, fire, seks, syv, otte og ni (3, 4, 6, 7, 8 og 9) hvis baggrunden for den ekstraordinære generalforsamling ikke kræver disse punkter.
§ 6: Bestyrelse
6.1 Bestyrelsen er ansvarlig for den daglige drift. Bestyrelsen består af medlemmer valgt ved generalforsamlingen. Bestyrelsesmedlemmerne vælger embedsmænd herunder, men ikke begrænset til, formand og revisor imellem sig selv.
6.2 Bestyrelsen består af fem personer inklusiv formanden. Alle medlemmer vælges af generalforsamlingen.
6.3 Bestyrelsen specificerer andre regler og procedurer.
§ 7: Revisorer
7.1 Revisorerne godkender og underskriver the årlige budget og vedlægger deres kommentarer.
7.2 Indenfor fire uger efter afslutningen på regnskabsåret skal revisorerne have adgang til al dokumentation nødvendigt til at kunne give deres udtalelse.
7.3 Revisorerne har tilladelse til at tilgå alle bestyrelsens og forenings dokumenter, og til at deltage i alle bestyrelsens møder og generalforsamling.
§ 8: Økonomi
8.1 Foreningens regnskabsår går fra 1. Januar til 31. December.
8.2 Medlemmer hæfter kun overfor foreningen med deres kontingent. Medlemmer er ikke berettiget til en del i foreningens aktiver.
§ 9: Optræden udadtil
9.1 Foreningen er officielt repræsenteret af formanden og ét (1) medlem eller af kasseren og 1 medlem der har autoritet til at lave bindende aftaler på foreningens vegne.
9.2 Kassereren og formanden kan alene, eller to bestyrelsesmedlemmer tilsammen kan disponere over foreningens konto.
9.3 Bestyrelsen kan godkende at kasseren, eller formanden har adgang til foreningens bankkonto (inkl. Netbank).
§ 10: Vedtægtsændringer
10.1 Ændringer til disse vedtægter kan kun gøres ved generalforsamlingen hvor mindst to-tredjedele (2/3) flertal af de deltagene medlemmer stemmer for ændringerne.
10.2 Ændringerne til vedtægterne gælder fra den generalforsamling hvor de er blevet indført.
§ 11: Foreningens nedlæggelse
11.1 Beslutningen om at nedlægge foreningen kræver at mindst tre-fjerdedele (3/4) af medlemmerne er til stede ved generalforsamlingen og at der stemmes for forslaget med mindst tre-fjerdedele (3/4) af de afgivne stemmer. Blanke og ugyldige stemmer tæller som ikke afgivne stemmer og tælles ikke med. Skulle tre-fjerdedele (3/4) af medlemmer ikke være til stede til generalforsamlingen, men forslaget stemt igennem med mindst tre-fjerdedele (3/4) af stemmerne afgivet, så vil bestyrelsen invitere til en ekstraordinær generalforsamling hvor forslaget om nedlæggelse af foreningen kan gennemføres ved at mindst tre-fjerdedele af de afgivne stemmer, stemmer for forslaget uanset antallet af afgivne stemmer.
11.2 Hvis foreningen nedlægges, vil dets aktiver blive brugt i henhold til § 2 eller andre velgørende formål. Generalforsamlingen afgør hvordan aktiverne bruges hvilket besluttes i forbindelse med foreningens nedlæggelse i henhold til formålet beskrevet i § 2