§ 1: Name, residence and legal form

1.1 The name of the association is Copenhagen Laboratory Automation Network (abbreviated: CphLAN).

1.2 The Association has its place of residence in the municipality of Copenhagen.

1.3 The Association is an ordinary, non-commercial association (“almindelig, ikke-erhvervsdrivende forening”). The Association is registered in the Danish Central Business Register under CVR no. 40747141.

§ 2: Aims and objectives

2.1 The Association is a non-profit organisation whose overall aim is to bring together super-users and managers with hands-on experience within laboratory automation and (ultra) high throughput screening related topics from across industry and academia, to share experiences and best practices.

2.2 The Association’s main activities are network meetings and other social gatherings and events that can promote the aim described in § 2.1. The Association ordinarily holds two network meetings per year, one in spring and one in autumn.

2.3 The Association is not operated for profit. Any surplus shall be applied solely to the furtherance of the Association’s purpose under § 2.1 and may not be distributed to members, board members or any other party.

§ 3: Membership

3.1 Any person who is sympathetic to the purposes mentioned in § 2, and who does not work with the support, distribution or sales of commercial laboratory and data automation equipment and solutions, can be a member of the Association.

3.2 Dispensation from § 3.1 can be given by the Board by simple majority vote.

3.3 Membership is acquired by registering for one of the Association’s network meetings. Registration may be made either against payment of the participation fee under § 3.5, or on the basis of a free place granted by the Board, including to presenters and board members. No distinction is made between the two forms of registration. Registration presupposes that the person meets the conditions in § 3.1, and the Board may refuse a registration from a person who does not. Attending a meeting does not in itself confer membership on a person who does not meet the conditions in § 3.1, subject to § 3.2.

3.4 Membership runs for twelve (12) months from the date of the meeting the registration relates to. Membership renews automatically upon each new registration for a subsequent meeting. Membership lapses without notice twelve (12) months after the date of the most recent meeting the member was registered for.

3.5 The Association does not charge a separate membership subscription. The Association’s income from members consists of the participation fee for the Association’s meetings. The participation fee is set by the General Meeting under § 4.5, item 6. The General Meeting may authorise the Board to set the participation fee for individual meetings within a framework determined by the General Meeting.

3.6 The Board maintains a register of the Association’s members on the basis of the registrations for the Association’s meetings. The register forms the basis for determining voting rights under § 4.2 and member numbers under § 5.1 and § 11.1.

3.7 The Board may expel a member if the member breaches the statutes or code of conduct of the Association. Expulsion requires a qualified majority of the Board, meaning at least two-thirds (2/3) of the Board members. The decision may be appealed at the next General Meeting.

3.8 Any person who discloses information obtained during Association events to for-profit companies that sell equipment related to the topics mentioned in § 2 without prior written consent will automatically have their membership cancelled with immediate effect.

3.9 The Board may enter into an agreement for sponsorship of an individual network meeting and may, as part of such an agreement, grant a sponsor’s representatives access to specified parts of that meeting, including giving a technical presentation. The Board determines the extent of that access for each sponsorship and ensures it is compatible with the Association’s purpose under § 2.1. Sponsors and their representatives have no access to the parts of a meeting the Board reserves for members, no influence over the technical content of the programme, and no access to the member register under § 3.6.

3.10 A sponsorship confers no membership on the sponsor or its employees, cf. § 3.3, and does not constitute a dispensation under § 3.2. The notice or programme for a meeting must state which sponsors are taking part and in which parts of the meeting. Information exchanged during a part of a meeting in which a sponsor’s representatives take part, where this was stated in advance, is not covered by § 3.8.

§ 4: General Meeting

4.1 The General Meeting is the supreme and sovereign authority of the Association. It is held in succession of the first network meeting of the year. Members must be called to attend the General Meeting at least three (3) weeks in advance. The notice must state the time, place and format of the General Meeting, cf. § 4.6, and is published as set out in § 4.7.

4.2 Each member under § 3 has one (1) vote at the General Meeting. Voting requires that the member’s membership is current at the time of the meeting, cf. § 3.4. No vote may be cast by proxy. Electronic participation and voting under § 4.6 does not constitute voting by proxy or remote voting.

4.3 All members may submit proposals for consideration at the General Meeting. Such proposals are to be received by the President no later than ten (10) working days prior to the meeting. The President is, in turn, obligated to submit the received proposals to all members no later than five (5) working days prior to the meeting.

4.4 The General Meeting decides on proposals by simple majority. Voting is by show of hands or, where members participate electronically, by an equivalent function in the meeting system used. It takes one (1) member to request a written, secret ballot. Where the meeting is held wholly or partly electronically, a secret ballot is conducted using an anonymous voting function in the meeting system, or by another method the Chairperson of the meeting considers adequate.

4.5 The agenda of the General Meeting must include the following points each year, and further points are encouraged:

1.    Election of a Chairperson for the General Meeting

2.    Election of a minute taker

3.    The President’s report

4.    The Treasurer submits the audited accounts for approval

5.    Proposals (if any)

6.    Setting the participation fee for the Association’s meetings

7.    Election of three (3) board members each odd year and two (2) board members each even year, for a two-year period

8.    Election of at least two (2) alternates for a one-year period

9.    Election of one (1) auditor and one (1) deputy auditor for a one-year period

10.  Any other business

4.6 The General Meeting may be held physically, entirely electronically, or as a combination of the two (hybrid). The Board decides the format when convening the meeting and states in the notice which electronic meeting system will be used and how members obtain access to it. Where the meeting is held wholly or partly electronically, the system used must allow members to participate in, speak at and vote at the meeting. The Chairperson of the meeting ensures that participants can be identified as members, cf. § 3.6. A member participating electronically is regarded as present and in attendance for the purposes of § 4.4, § 10.1 and § 11.1. If technical problems prevent one or more members from participating or voting, the Chairperson of the meeting decides whether the meeting can continue or must be adjourned and reconvened. The decision is recorded in the minutes.

4.7 Notice of a General Meeting is given by publication on the Association’s website (currently cphlan.org). The publication constitutes the notice, and the deadline in § 4.1 runs from the date of publication. The Board additionally sends the notice to the email address each member has most recently provided, cf. § 3.6. Failure or non-delivery of such an email does not affect the validity of the General Meeting, provided the notice was published on the website in due time. Proposals received under § 4.3 are published in the same manner.

§ 5: Extraordinary General Meeting

5.1 If deemed necessary, an Extraordinary General Meeting is summoned if requested in writing by either the Board, the auditors, or by at least thirty (30) percent of members as recorded under § 3.6. The meeting must take place within six (6) weeks of the initial request.

5.2 The Extraordinary General Meeting is held in accordance with the rules in § 4, but the agenda does not have to include items three, four, six, seven, eight and nine (3, 4, 6, 7, 8 and 9) if the reason for the Extraordinary General Meeting does not require such steps.

§ 6: Board

6.1 The Board is responsible for managing day-to-day business. The Board consists of the board members elected at the General Meeting. The Board members elect officers among themselves, including but not limited to President and Treasurer.

6.2 The Board consists of five (5) people including the President. All are elected by the General Meeting.

6.3 The Board specifies its own rules of procedure.

§ 7: Auditors

7.1 The auditors review, approve and sign the Association’s annual accounts and provide an auditor’s statement.

7.2 Within four (4) weeks after the end of the fiscal year, the auditors must have access to all documentation necessary to form the basis of their statement.

7.3 The auditors have the right to access all of the Board’s and the Association’s documents and to attend all Board meetings and the General Meeting.

§ 8: Finance

8.1 The Association’s fiscal year runs from 1 January to 31 December.

8.2 The Association keeps its books in accordance with the Danish Bookkeeping Act as in force from time to time. The Board is responsible for ensuring that the Association is registered with the Danish Tax Agency for the obligations arising from its activities, including VAT registration.

8.3 The Association is liable only with its own assets. Members bear no personal liability for the Association’s obligations and are not entitled to any share in the Association’s assets. No personal liability for the Association’s obligations rests with the Board.

§ 9: Power to bind the Association

9.1 The Association is officially represented by the President and one (1) board member jointly, or by the Treasurer and one (1) board member jointly, who have the authority to make binding agreements on behalf of the Association.

9.2 The Treasurer alone, the President alone, or two board members jointly may dispose of the Association’s accounts.

9.3 The Board can approve that the Treasurer or the President alone has access to the bank account of the Association (including netbanking).

§ 10: Amendments

10.1 Amendments to these statutes can only be made at a General Meeting with at least a two-thirds (2/3) majority of the participants present agreeing to the changes.

10.2 Amendments to these statutes stand from the General Meeting at which they are adopted.

§ 11: Dissolution

11.1 A decision on the dissolution of the Association requires that at least three-fourths (3/4) of the members are present at the General Meeting and that the resolution is adopted by at least three-fourths (3/4) of the votes cast. Blank and invalid votes are considered not cast and do not count. Should three-fourths (3/4) of the members not be present at the General Meeting, but the proposal be adopted by three-fourths (3/4) of the votes represented, the Board will convene an Extraordinary General Meeting at which the proposal can be adopted by three-fourths (3/4) of the votes cast without regard to turnout.

11.2 In the event of dissolution, the Association’s assets will be used in accordance with § 2 or for other public-benefit or charitable purposes. The assets may not be distributed to the members. The General Meeting decides on the specific use of the assets in connection with the dissolution.

§ 12: Language

12.1 These statutes exist in a Danish and an English version. In the event of any discrepancy between the two, the Danish version prevails.

Adopted at the Extraordinary General Meeting on 20.08.2026.

Vedtægter for Københavns Laboratorie Automatiserings Netværk

§ 1: Navn, hjemsted og retsform

1.1 Foreningens navn er Københavns Laboratorieautomatiserings Netværk, på engelsk Copenhagen Laboratory Automation Network (forkortet: CphLAN).

1.2 Foreningen er hjemmehørende i Københavns Kommune.

1.3 Foreningen er en almindelig, ikke-erhvervsdrivende forening. Foreningen er registreret i Det Centrale Virksomhedsregister under CVR-nr. 40747141.

§ 2: Formål

2.1 Foreningen er en non-profit organisation, hvis formål er at samle superbrugere og managers med praktisk erfaring inden for laboratorieautomatisering og (ultra) high throughput screening-relaterede emner fra både industrien og den akademiske verden med henblik på at dele erfaringer og arbejdsgange.

2.2 Foreningens primære aktiviteter er netværksmøder og andre sociale forsamlinger og arrangementer, der kan fremme formålet beskrevet i § 2.1. Foreningen afholder som udgangspunkt to netværksmøder om året, ét i foråret og ét i efteråret.

2.3 Foreningen drives ikke med gevinst for øje. Et eventuelt overskud anvendes udelukkende til fremme af foreningens formål, jf. § 2.1, og kan ikke udloddes til medlemmer, bestyrelsesmedlemmer eller andre.

§ 3: Medlemskab

3.1 Enhver, der sympatiserer med foreningens formål beskrevet i § 2, og som ikke arbejder inden for support, distribution eller salg af kommercielt laboratorie- og dataautomatiseringsudstyr og -løsninger, kan være medlem af foreningen.

3.2 Dispensation fra § 3.1 kan gives af bestyrelsen ved afstemning med simpelt flertal.

3.3 Medlemskab opnås ved tilmelding til et af foreningens netværksmøder. Tilmelding kan ske enten mod betaling af deltagerbetalingen, jf. § 3.5, eller på grundlag af en friplads tildelt af bestyrelsen, herunder til oplægsholdere og bestyrelsesmedlemmer. Der sondres ikke mellem de to former for tilmelding. Tilmelding forudsætter, at personen opfylder betingelserne i § 3.1, og bestyrelsen kan afvise en tilmelding fra en person, der ikke gør det. Deltagelse i et møde giver ikke i sig selv medlemskab til en person, der ikke opfylder betingelserne i § 3.1, jf. dog § 3.2.

3.4 Medlemskab løber i tolv (12) måneder fra datoen for det møde, tilmeldingen vedrører. Medlemskabet fornys automatisk ved hver ny tilmelding til et efterfølgende møde. Medlemskabet ophører uden varsel tolv (12) måneder efter datoen for det seneste møde, medlemmet var tilmeldt.

3.5 Foreningen opkræver ikke særskilt kontingent. Foreningens indtægter fra medlemmer består af deltagerbetaling for foreningens møder. Deltagerbetalingen fastsættes af generalforsamlingen, jf. § 4.5, punkt 6. Generalforsamlingen kan bemyndige bestyrelsen til at fastsætte deltagerbetalingen for de enkelte møder inden for en ramme, generalforsamlingen fastlægger.

3.6 Bestyrelsen fører en fortegnelse over foreningens medlemmer på grundlag af tilmeldingerne til foreningens møder. Fortegnelsen danner grundlag for opgørelsen af stemmeret, jf. § 4.2, og af medlemstal, jf. § 5.1 og § 11.1.

3.7 Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, hvis medlemmet overtræder foreningens vedtægter eller ordensreglement. Eksklusion kræver kvalificeret flertal i bestyrelsen, forstået som mindst to tredjedele (2/3) af bestyrelsens medlemmer. Beslutningen kan appelleres til den efterfølgende generalforsamling.

3.8 Enhver, der uden forudgående skriftlig tilladelse videregiver information opnået ved foreningens arrangementer til for-profit-virksomheder, der sælger udstyr relateret til emnerne nævnt i § 2, får automatisk ophævet sit medlemskab med øjeblikkelig virkning.

3.9 Bestyrelsen kan indgå aftale om sponsorat af et enkelt netværksmøde og kan som led i en sådan aftale give en sponsors repræsentanter adgang til nærmere angivne dele af det pågældende møde, herunder til at holde et fagligt oplæg. Bestyrelsen fastlægger omfanget af denne adgang for hvert sponsorat og sikrer, at den er forenelig med foreningens formål, jf. § 2.1. Sponsorer og deres repræsentanter har ikke adgang til de dele af et møde, som bestyrelsen forbeholder medlemmerne, har ingen indflydelse på programmets faglige indhold og har ikke adgang til medlemsfortegnelsen, jf. § 3.6.

3.10 Et sponsorat giver ikke sponsoren eller dennes medarbejdere medlemskab af foreningen, jf. § 3.3, og udgør ikke en dispensation efter § 3.2. Indkaldelsen eller programmet for et møde skal angive, hvilke sponsorer der deltager, og i hvilke dele af mødet. Information, der udveksles under en del af et møde, hvor en sponsors repræsentanter deltager, og hvor dette er oplyst på forhånd, er ikke omfattet af § 3.8.

§ 4: Generalforsamling

4.1 Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Den afholdes i forlængelse af årets første netværksmøde. Medlemmerne skal indkaldes til generalforsamlingen mindst tre (3) uger inden. Indkaldelsen skal angive tid, sted og form for generalforsamlingen, jf. § 4.6, og offentliggøres som angivet i § 4.7.

4.2 Hvert medlem, jf. § 3, har én (1) stemme på generalforsamlingen. Stemmeret forudsætter, at medlemskabet er gældende på tidspunktet for generalforsamlingen, jf. § 3.4. Ingen stemme kan afgives ved fuldmagt. Elektronisk deltagelse og stemmeafgivning efter § 4.6 anses ikke for stemmeafgivning ved fuldmagt eller fjernstemme.

4.3 Alle medlemmer kan indgive forslag til behandling på generalforsamlingen. Forslag skal være formanden i hænde senest ti (10) arbejdsdage før mødet. Formanden er forpligtet til at videresende indkomne forslag til alle medlemmer senest fem (5) arbejdsdage før mødet.

4.4 Generalforsamlingen træffer beslutning om forslag ved simpelt flertal. Afstemning sker ved håndsoprækning eller, ved elektronisk deltagelse, ved en tilsvarende funktion i det anvendte mødesystem. Det kræver ét (1) medlem at få afstemningen afholdt som skriftlig, hemmelig afstemning. Afholdes generalforsamlingen helt eller delvist elektronisk, gennemføres hemmelig afstemning ved en anonym afstemningsfunktion i mødesystemet eller på anden måde, som dirigenten finder betryggende.

4.5 Generalforsamlingens dagsorden skal indeholde følgende punkter hvert år, og yderligere punkter opfordres der til:

1.    Valg af dirigent

2.    Valg af referent

3.    Formandens beretning

4.   Kassereren fremlægger det reviderede regnskab til godkendelse

5.    Behandling af indkomne forslag (hvis nogen)

6.   Fastsættelse af deltagerbetaling for foreningens møder

7.    Valg af tre (3) bestyrelsesmedlemmer hvert ulige år og to (2) bestyrelsesmedlemmer hvert lige år for en toårig periode

8.    Valg af mindst to (2) suppleanter for en etårig periode

9.    Valg af én (1) revisor og én (1) revisorsuppleant for en etårig periode

10.  Eventuelt

4.6 Generalforsamlingen kan afholdes fysisk, helt elektronisk eller som en kombination af begge (hybrid). Bestyrelsen beslutter formen ved indkaldelsen og angiver i indkaldelsen, hvilket elektronisk mødesystem der anvendes, og hvordan medlemmerne får adgang til det. Afholdes generalforsamlingen helt eller delvist elektronisk, skal det anvendte system give medlemmerne mulighed for at deltage i, ytre sig på og stemme ved generalforsamlingen. Dirigenten sikrer, at deltagerne kan identificeres som medlemmer, jf. § 3.6. Et medlem, der deltager elektronisk, anses for fremmødt og til stede ved anvendelsen af § 4.4, § 10.1 og § 11.1. Opstår der tekniske problemer, som forhindrer et eller flere medlemmer i at deltage eller stemme, afgør dirigenten, om generalforsamlingen kan fortsætte, eller om den skal afbrydes og genindkaldes. Dirigentens beslutning føres til referat.

4.7 Indkaldelse til generalforsamling sker ved offentliggørelse på foreningens hjemmeside (pt. cphlan.org). Offentliggørelsen udgør den gældende indkaldelse, og fristen i § 4.1 regnes fra offentliggørelsesdatoen. Bestyrelsen sender desuden indkaldelsen til den e-mailadresse, hvert medlem senest har oplyst, jf. § 3.6. Manglende eller mislykket levering af en sådan e-mail berører ikke generalforsamlingens gyldighed, når indkaldelsen rettidigt er offentliggjort på hjemmesiden. Forslag modtaget efter § 4.3 offentliggøres på samme måde.

§ 5: Ekstraordinær generalforsamling

5.1 Der kan indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, hvis det skønnes nødvendigt og anmodes skriftligt af enten bestyrelsen, revisorerne eller mindst tredive (30) procent af foreningens medlemmer, jf. § 3.6. Mødet skal finde sted inden for seks (6) uger efter den indledende anmodning.

5.2 Den ekstraordinære generalforsamling afholdes efter reglerne i § 4, men dagsordenen behøver ikke indeholde punkt tre, fire, seks, syv, otte og ni (3, 4, 6, 7, 8 og 9), hvis baggrunden for den ekstraordinære generalforsamling ikke kræver disse punkter.

§ 6: Bestyrelse

6.1 Bestyrelsen er ansvarlig for den daglige drift. Bestyrelsen består af de medlemmer, der er valgt på generalforsamlingen. Bestyrelsesmedlemmerne vælger blandt sig selv poster, herunder, men ikke begrænset til, formand og kasserer.

6.2 Bestyrelsen består af fem (5) personer inklusive formanden. Alle vælges af generalforsamlingen.

6.3 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.

§ 7: Revisorer

7.1 Revisorerne gennemgår, godkender og underskriver foreningens årsregnskab og afgiver en revisionspåtegning.

7.2 Senest fire (4) uger efter regnskabsårets afslutning skal revisorerne have adgang til al dokumentation, der er nødvendig for at kunne afgive deres påtegning.

7.3 Revisorerne har ret til at tilgå alle bestyrelsens og foreningens dokumenter og til at deltage i alle bestyrelsesmøder og i generalforsamlingen.

§ 8: Økonomi

8.1 Foreningens regnskabsår løber fra 1. januar til 31. december.

8.2 Foreningen fører bogføring i overensstemmelse med den til enhver tid gældende bogføringslov. Bestyrelsen er ansvarlig for, at foreningen er registreret hos Skatteforvaltningen for de pligter, foreningens aktiviteter medfører, herunder momsregistrering.

8.3 Foreningen hæfter alene med sin formue. Medlemmerne hæfter ikke personligt for foreningens forpligtelser, og et medlem har ikke ret til nogen andel i foreningens formue. Der påhviler ikke bestyrelsen personlig hæftelse for foreningens forpligtelser.

§ 9: Tegningsret

9.1 Foreningen tegnes af formanden og ét (1) bestyrelsesmedlem i forening eller af kassereren og ét (1) bestyrelsesmedlem i forening, som har bemyndigelse til at indgå bindende aftaler på foreningens vegne.

9.2 Kassereren alene, formanden alene eller to bestyrelsesmedlemmer i forening kan disponere over foreningens konti.

9.3 Bestyrelsen kan godkende, at kassereren eller formanden alene har adgang til foreningens bankkonto (inklusive netbank).

§ 10: Vedtægtsændringer

10.1 Ændringer af disse vedtægter kan kun foretages på en generalforsamling, hvor mindst to tredjedele (2/3) af de fremmødte medlemmer stemmer for ændringerne.

10.2 Vedtægtsændringer træder i kraft fra den generalforsamling, hvor de vedtages.

§ 11: Foreningens opløsning

11.1 Beslutning om opløsning af foreningen kræver, at mindst tre fjerdedele (3/4) af medlemmerne er til stede på generalforsamlingen, og at forslaget vedtages med mindst tre fjerdedele (3/4) af de afgivne stemmer. Blanke og ugyldige stemmer betragtes som ikke afgivne og tælles ikke med. Er tre fjerdedele (3/4) af medlemmerne ikke til stede, men er forslaget vedtaget med mindst tre fjerdedele (3/4) af de repræsenterede stemmer, indkalder bestyrelsen til en ekstraordinær generalforsamling, hvor forslaget kan vedtages med tre fjerdedele (3/4) af de afgivne stemmer uanset fremmøde.

11.2 Ved opløsning anvendes foreningens formue i overensstemmelse med § 2 eller til andre almennyttige eller velgørende formål. Formuen kan ikke udloddes til medlemmerne. Generalforsamlingen træffer beslutning om den konkrete anvendelse i forbindelse med opløsningen.

§ 12: Sprog

12.1 Disse vedtægter foreligger på dansk og engelsk. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem de to versioner er den danske version gældende.

Således vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 20.08.2026.